10 dicas práticas para fazer captação de eventos com resultados

10 dicas práticas para fazer captação de eventos com resultados

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O que fazer para obter melhores resultados com a captação de eventos?

Para ajudar a vencer este desafio, reunimos 10 dicas práticas para os hotéis e resorts inovarem em suas estratégias de captação de eventos, adotarem novas soluções e terem maior presença no mercado de eventos. Confira.

1 – Revise o plano de vendas para verificar se valores e condições de negociação estão de acordo com as expectativas do mercado.

Estar sempre avaliando e reavaliando processos é uma prática inerente a qualquer negócio. Se ainda não tem este hábito, a hora é essa. Neste caso, a dica é focar a avaliação no plano de vendas que o hotel prepara e repassa para seus representantes captarem os eventos. Lembre-se sempre que o mercado de eventos cresceu também em competitividade e a disputa para sediar congressos, fóruns, palestras e feiras de todos os tipos e tamanhos é cada vez mais acirrada. Sendo assim, analise o plano de vendas para verificar se está competitivo, se está dentro da realidade do mercado e se tem alguma margem para ser reduzida sem gerar perdas para o hotel.

2 – Invista na capacitação frequente da equipe do hotel que trabalha com os eventos.

equipe captação de eventosToda a estrutura para eventos cuidadosamente construída. Plano de vendas competitivo na rua. Mas nada disse traz resultado se a equipe responsável pela captação de eventos não possuir as competências necessárias para dar conta do recado. O profissionalismo é que manda no mercado de eventos e qualificações básicas como o domínio de um segundo ou até de um terceiro idioma podem fazer enorme diferença. Por isso, avaliar a equipe e investir em capacitação (treinamentos pontuais ou de maior duração) para melhorar o trabalho em todas as etapas da captação de eventos deve estar na rotina do hotel que deseja crescer no segmento.

3 – Amplie sua rede de relacionamentos para entrar no radar de potenciais clientes e de representantes da cadeia do turismo que possam abrir novas oportunidades.

O sucesso que muitos hotéis alcançam com seus centros de eventos é decorrente da qualidade da estrutura e do atendimento que oferecem e da própria localização do estabelecimento. Mas, sem uma eficiente rede de relacionamentos, o quadro poderia ser outro. É estreitando laços com quem toma as decisões sobre a escolha de destinos de eventos que os hotéis conseguem transformar potenciais clientes em ótimas oportunidades. Para ter mais resultados com captação de eventos, a dica é manter ativo o contato com quem já faz parte de sua rede, sem perder de vista a importância de ampliá-la. O espaço de eventos do hotel precisa estar no radar de mais gente e por isso nenhuma oportunidade de interagir com empresas e sociedades científicas pode ser descartada. Participar de associações e circular por eventos são duas ações que ajudam bastante nesta tarefa.

4 – Faça visitas de apresentação e ofereça cortesias de hospedagem para quem tem papel decisivo na escolha de locais de eventos.

No trabalho de ampliar a rede de relacionamentos, o hotel pode dar atenção especial para filiais de grandes empresas e para representações locais de sociedades científicas. Faz grande diferença apresentar pessoalmente o trabalho do hotel com eventos em vez de apenas enviar folders pelo correio ou mensagens por e-mail. Do lado do hotel, a visita pode ser encabeçada pelo empreendedor, pelo gerente-executivo ou pelo profissional da área de marketing e eventos. Pelo lado dos locais visitados, é importante o hotel identificar aqueles que têm poder de decisão sobre os eventos. A conversa pode abrir novas oportunidades pela influência que uma filial ou uma seção local pode ter na escolha do local dos principais eventos da empresa ou da sociedade científica, respectivamente. Como parte desta estratégia de aproximação, o hotel pode estudar a possibilidade de oferecer cortesias de hospedagem para que dirigentes visitados conheçam in loco a estrutura total do empreendimento, incluindo o espaço para eventos.

5 – Capriche mais no material de divulgação do espaço de eventos.

A forma como o hotel divulga seu espaço merece atenção se o objetivo é aumentar os resultados com a captação de eventos. A primeira avaliação a ser feita é sobre a pertinência de divulgar tudo o que o hotel oferece em um mesmo material apenas ou se o centro de eventos merece um material exclusivo. Se quiser avançar no segmento, a segunda opção deve ser considerada. O material deve trazer todas as características do centro de eventos, com descrições técnicas de espaço (tamanho, número de participantes…), possibilidades de rearranjo para diferentes formatos e serviços. Inclua também informações sobre a localização do hotel, além de dados sobre a cidade. O aspecto visual deve ser observado. Jamais use fotos de banco de imagens para ilustrar o material. Use fotos próprias, com qualidade profissional, que mostrem o espaço vazio e também ocupado durante os eventos já realizados. Dados de pesquisas de satisfação e depoimentos de quem já promoveu eventos no espaço do hotel também podem ser explorados na divulgação. Nem é preciso dizer que o material deve ser bem organizado e com informações claras e objetivas. Lembre-se de usar materiais impressos, mas também aqueles que podem ser enviados em formato eletrônico e que devem estar disponíveis nos websites.

6 – Verifique como anda o desempenho do hotel na internet, levando em conta os resultados de sites de busca para palavras-chave como “centro de eventos”.

SEO para captação de eventosA internet é um aliado importante para o hotel que investe em eventos. Num primeiro momento, ajuda a complementar as informações que constam no material de divulgação, possibilitando manter um portfólio sempre atualizado e um canal de contato de fácil acesso. Mas com estratégias de marketing digital é possível crescer usando ferramentas como blogs e redes sociais. O público – também o que promove e organiza eventos – está na internet e para isso é preciso ter uma presença digital eficiente com canais de comunicação preparados para responder as perguntas que são feitas nos sites de busca. Experimente: faça uma busca no Google por “centro de eventos” mais o nome da cidade onde fica seu estabelecimento e confira o resultado. Em qual posição aparece um link para o site do seu hotel? Na primeira página? Os custos para investir em ações de marketing digital – produção de conteúdo e também anúncios em plataformas como Google AdWords e Facebook Ads – não são impeditivos e empresas de pequeno e médio portes podem ganhar força na disputa para sediar eventos até de maior relevância. Agências e profissionais especializados e capacitados podem ajudar nesta etapa e fazem a diferença para evitar falhas que afastem em vez de atrair clientes.

7 – Mantenha-se informado sobre o mercado para identificar novas oportunidades de negócio.

Praticamente todas as dicas apresentadas até aqui passam necessariamente pela forma como o mercado de eventos é acompanhado pelos gestores do hotel. Se isso não faz parte da rotina, apresse-se em corrigir esta falha. “Falta tempo” não é justificativa para deixar de fazer algo tão importante para aumentar a captação de eventos. É o que vai ajudar a medir o “termômetro” do segmento em que deseja crescer. Ter maior conhecimento do mercado significa identificar quais setores estão realizando mais eventos e quais as tendências que estão ajudando a aquecer os negócios na área. A conjuntura econômica é um fator que pode influenciar no potencial para atrair eventos da região onde o hotel está localizado. O recomendado é acompanhar informações, estudos, ebooks, entrevistas e artigos que são produzidos pelas entidades que reúnem promotores de eventos. Também é interessante estreitar o relacionamento com entidades como os Convention Bureaux da sua cidade que monitoram dados que ajudam a fazer o mapa de oportunidades no ramo turístico.

8 – Atualize o banco de eventos para não perder prazos para apresentação de propostas.

Informação vale ouro. Os hotéis já sabem bem disso e usam os dados que solicitam aos seus hóspedes em suas ações de relacionamento. O mesmo princípio vale para a captação de eventos. Reunir e organizar corretamente as informações referentes aos eventos realizados no espaço do hotel são ações fundamentais. Da mesma forma que é preciso mantê-los sempre atualizados. O benefício de ter um banco de eventos não é só usá-lo para relacionamento com envio de material de divulgação para os organizadores, mas também para acompanhar cronogramas e regras a fim de não perder nenhuma oportunidade. Se um evento mudar de data ou a forma de escolha da sede, estas informações deverão estar atualizadas e de fácil acesso pelos gestores do hotel. Dependendo da forma como estiver estruturado o banco (um software específico para a gestão de eventos pode ajudar nesta tarefa) podem ser incluídas informações de eventos que o hotel deseja monitorar visando uma oportunidade futura.

9 – Seja flexível para aumentar as possibilidades de captação independentemente do formato dos eventos.

Ter flexibilidade é um dos requisitos básicos para que o hotel consiga atender as demandas específicas de cada evento, seja qual for o tipo ou o tamanho. O espaço pode ser amplo o suficiente para abrigar um congresso, mas também pode ser facilmente rearranjado para a realização de workshops para um número menor de pessoas, por exemplo. Pode haver limitação quanto ao número de participantes, mas nunca pelo formato que o contratante necessita. A mesma flexibilidade deve ser aplicada na hora de negociar o fechamento do evento. Como já citado, é importante ter um plano de vendas, mas que não seja rígido e possa permitir uma boa margem para negociação seja de preço, seja de entregas. Ser flexível ajuda ainda a cativar o cliente, com grandes chances de trazer novos eventos para o hotel. 

10 – Busque apoio especializado para avaliar o processo de captação de eventos ou até para terceirizar o trabalho.

consultoria-captacao-eventosMesmo com funcionários disponíveis e bem treinados, dada a especialização necessária para a captação de eventos com qualidade, considere a alternativa de buscar o apoio de uma consultoria específica para fazer este trabalho junto com a equipe interna ou de modo terceirizado. Com o know-how que possui, a consultoria pode fazer um raio-X completo sobre a forma como a captação vem sendo feita. E a partir disso, apresentar um plano com ações que o hotel pode aplicar com o objetivo de alcançar melhores resultados. O treinamento da equipe também pode ficar sob a responsabilidade do apoio especializado. Se ainda assim, o hotel avaliar que precisa avançar mais para chegar aos números que deseja, terá a opção de terceirizar todo o trabalho de captação de eventos – um investimento com grandes chances de gerar retorno positivo.

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Artigo publicado em:
24/05/2016
Categorias:
Hotelaria e Eventos
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