Banco de eventos: inteligência comercial para captação de eventos

Banco de eventos: inteligência comercial para captação de eventos

banco de eventos

A estratégia comercial de um hotel não está completa se não contar com um banco de eventos atualizado constantemente para direcionar o trabalho de prospecção e captação. Entenda por que esta é uma ferramenta que gera uma grande vantagem competitiva para o seu empreendimento.

O banco de eventos incorporado à estratégia de vendas do hotel traz maior agilidade ao trabalho. É importante ter acesso rápido a informações essenciais sobre eventos e assim criar um “mapa de oportunidades” a partir da pesquisa minuciosa e da análise de edições anteriores.

Onde e quando ocorreu? Qual o tipo de evento? Quantas pessoas reuniu? Qual a capacidade dos espaços ou das áreas utilizadas? Quantos leitos foram ocupados? Isso tudo dá uma dimensão das características e das demandas de cada evento e ajudará a definir qual passo o hotel dará: aguarda, prospecta ou busca outro evento porque está além de sua capacidade tanto para sediar quanto hospedar.

No caso dos eventos por adesão, as informações armazenadas ajudam a saber para qual região o evento tem maior possibilidade de optar como sede. Sempre lembrando que a captação de eventos por adesão é de longo prazo e por isso é importante, também com o apoio das informações reunidas no banco, estabelecer contato e relacionamento com quem toma as decisões referentes à realização de eventos.

Já no caso dos eventos corporativos, com o banco de dados o hotel ou espaço para eventos consegue apontar toda a interação necessária com o cliente e já ter uma noção do estágio em que ele se encontra no funil de prospecção. Ou seja, é possível elaborar uma proposta muito mais assertiva sabendo, por exemplo, quando a empresa começa a cotar valores de hotéis e centros de eventos, fazer follows, além de ter acesso aos documentos encaminhados, histórico de contatos e negociações.

A inteligência comercial usada pela Pires: como funciona

O banco de dados da Pires Destinos Eventos foi sendo construído ao longo dos mais de  27 anos de atuação no mercado e segue sendo atualizado constantemente conforme surge a necessidade por informações de congressos ou empresas. A partir disso, se tornou um dos diferenciais no seu trabalho de representação comercial.

Não se trata de administrar um banco de dados, e sim gerar inteligência de mercado com base em dados atuais para gerar negócios de forma efetiva e direcionada às necessidades do cliente.

São as informações disponibilizadas pelo banco de dados que norteiam as ações diárias da equipe da Pires a partir das notificações automáticas de quais clientes/entidades precisam de acionamento para prospecção ou fechamento de negócios.

Assim, diferente do que ocorre quando se usa uma planilha de Excel, é possível, por exemplo, planejar ações futuras, caso não haja possibilidade de contato imediato com o cliente, somente em outra data.

O sistema lembra a equipe por notificação, o que é uma vantagem diante do dia a dia do trabalho comercial sempre muito dinâmico. Dessa forma, o cliente não cai no esquecimento, mesmo diante de todo o esforço diário de quem faz prospecção de eventos/clientes.

Conheça os sistemas Gestão de Eventos e Gestão de Clientes

A Pires trabalha com dois sistemas de informações: o Gestão de Eventos e o Gestão de Clientes. Confira as principais características de cada um deles.

Gestão de Eventos

O sistema de Gestão de Eventos é focado nos eventos por adesão, com trabalho de longo prazo, que depende da periodicidade, decisores, destino, empreendimento, malha aérea, período e formato de candidatura.

A Pires estuda onde o evento ocorreu, quem é o decisor (nacional e/ou regional), analisa o empreendimento e a necessidade estrutural, para só então poder trabalhar ou não o evento.

A vantagem de utilizar o sistema Gestão de Eventos é não começar o estudo do zero. Ou seja, se as informações não estivessem disponíveis no sistema, cada evento precisaria ser analisado partindo zero, o que obrigaria a investir tempo em uma pesquisa completa dos itens citados acima para saber se o evento possui o perfil ou não para ser trabalhado.

Gestão de Clientes

O sistema de Gestão de Clientes é usado para as contas corporativas, com trabalhos de curto e médio prazo, onde o contato frequente com os clientes, o histórico de negociações, as interações necessárias direcionam as chances de fechamento e mapeiam as oportunidades futuras.

Neste caso, os dados contribuem para o relacionamento individual da executiva comercial da Pires com os contatos das empresas. O foco é ser lembrado, além de analisar quais segmentos estão em alta na economia e os que estão em baixa. Isso ajuda a identificar se a empresa tem ou não a possibilidade de realizar eventos.

Quer saber mais sobre nossos sistemas de Gestão de Eventos e Gestão de Clientes? Entre em contato.

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Artigo publicado em:
29/09/2020
Categorias:
Eventos
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