Quatro passos para criar um modelo de dossiê de candidatura para eventos técnico-científicos

Quatro passos para criar um modelo de dossiê de candidatura para eventos técnico-científicos

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A responsabilidade das sociedades científicas com a realização de congressos e eventos técnico-científicos é cada vez maior, não apenas pela importância deste tipo de projeto, mas também pela expectativa gerada entre associados e participantes de uma comunidade.

Por causa disso, a escolha dos destinos-sede tende a ser sempre baseada em critérios rigorosos, que prezam pelo profissionalismo nas entregas e respeito às regras e aos prazos como forma de garantir a qualidade do evento a ser realizado.

Mas, para que tudo corra bem, uma etapa anterior à análise das propostas dos candidatos a sediar os eventos deve ser cumprida pela diretoria da sociedade científica: avaliar o que solicitar aos destinos-sede. Será que as solicitações em termos de informações e entregas atendem de fato aos anseios da sociedade e seus associados? Será que o que está sendo pedido no documento que dará origem ao dossiê de candidatura está atualizado com o atual momento da entidade? E com a realidade econômica vivida pelo país?

Para ajudar a responder estas e outras questões, confira um passo a passo com o que deve ser observado para a definição de requisitos de candidatura para um evento técnico-científico. Se bem executados, estes passos devem orientar a criação de dossiês de candidatura pelos destinos de modo a facilitar a avaliação das propostas sem prejuízos de tempo, nem de dinheiro, para a sociedade. E, seguramente, são o ponto de partida para a promoção de um evento conforme as demandas requisitadas pela organização.

Passo 1  – Discuta o assunto com os responsáveis e analise o histórico do evento

dossiê de candidatura pesquisaA primeira providência da sociedade para criar ou reavaliar o modelo de dossiê de candidatura é incluir o assunto como pauta principal em reuniões da diretoria ou da comissão de eventos.  Destas reuniões devem sair todas as ações que serão adotadas visando a formatação de um documento com requisitos atualizados e que seja adequado às demandas dos eventos realizados pela sociedade.

O que irá ajudar muito neste processo são as informações referentes aos eventos realizados em anos anteriores. A ideia é analisar o evento em si (números de participantes, recursos arrecadados, total investido, nível de satisfação etc.), mas também o modelo de dossiê para candidatura. Se é o mesmo há muito tempo, será que ainda atende o que a entidade pensa ser o essencial para o sucesso dos eventos? E a partir dessa questão, extrair respostas para outras perguntas como:

– Quantos destinos-sede deram feedback sobre os requisitos e o modelo de dossiê?

– Houve algum relato de dificuldade ou dúvida para o preenchimento?

– Tudo o que foi solicitado foi realmente entregue?

Desta análise comparativa será viável apontar o grau de influência que um modelo de dossiê formatado sem os devidos cuidados poderá exercer na realização de um evento. Também será possível listar o que deverá ser alterado ou acrescentado para que o dossiê de candidatura seja preenchido com maior facilidade pelos destinos.

Clareza e objetividade devem prevalecer naquilo que é solicitado. Se houve dúvida, alguma coisa precisa ser revista.  E tão importante quanto ser claro e objetivo é ser transparente: abra canais para estimular que os destinos-sede interajam mais para questionar e tirar dúvidas sobre como deve ser preenchido o dossiê.

Para eventos novos, que vão para sua edição de estreia, uma alternativa é buscar referências de eventos semelhantes.

Passo 2 – Reforce a importância das regras e prazos

dossiê de candidatura regras e prazosO modelo de dossiê de candidatura têm relação direta com as regras criadas pela sociedade científica para nortear a realização de seus eventos. Ter as regras bem estruturadas, como já vimos, é fundamental. Ajuda muito no planejamento das ações de organização, mas principalmente nesta etapa em que é escolhido o destino-sede.

Fica mais fácil escolher qual a melhor proposta já que todos respondem os mesmos questionamentos que constam no documento que vai orientar os destinos na criação do dossiê de candidatura.

Por isso, nada do que estiver no modelo de dossiê pode estar em desacordo com as regras estabelecidas. Da mesma forma que as regras, os requisitos de candidatura para um destino pleitear ser a sede de um evento também variam de entidade para entidade. O que não pode mudar é o rigor na avaliação. Os critérios devem estar claros e devem ser levados em conta no momento da escolha do destino-sede.

Isso vale também para a questão do cumprimento dos prazos de entrega da proposta, de apresentação presencial do dossiê, de inspeção no local do evento e de concretização da negociação. Todas as etapas no processo devem estar destacadas e detalhadas com suas respectivas datas e também com a informação sobre o que causará o seu não cumprimento (multa, desclassificação etc).

Passo 3 – Avalie sempre a lista de requisitos

lista de requisitos dossiê de candidaturaAlém da atenção com as regras e os prazos, o modelo de dossiê de candidatura também deve destacar a lista de tudo o que é necessário para a realização do evento no destino-candidato. Ou seja, tudo o que o destino-sede deve garantir para ganhar a disputa.

Esta lista inclui itens que dizem respeito diretamente à infraestrutura do evento e às condições de hospedagem e também itens relacionados com atrativos da cidade-sede que possam gerar ainda mais interesse de participação entre os associados.

Nesta etapa, o histórico do evento também pode ser de grande utilidade. Precisa mudar o formato? O espaço precisa ser maior? Faltou flexibilidade no centro de eventos? Os serviços como o de internet, áudio e vídeo ficaram abaixo do esperado? E a hospedagem? E a malha aérea? E o traslado? E o deslocamento do hotel ao evento, agradou? As atrações especiais, os eventos de confraternização e as atividades de lazer a gastronomia, deixaram os participantes satisfeitos?

Tudo isso pode gerar insights que contribuam para que o próximo evento seja melhor. Junto com a escolha do formato e da expectativa de público, a entidade terá condições de inserir no modelo de dossiê de candidatura os requisitos que irão de fato tornar o evento mais atrativo e melhor executado.

E mais: poderá inserir também itens que ajudem a compor um cenário mais realista do destino-sede a fim de evitar falhas e surpresas desagraváveis para os participantes como dificuldades de transporte e outras. As cartas de entidades do trade turístico também não podem faltar, além de maiores referências sobre todos os envolvidos para a realização de um evento de qualidade.

Passo 4 – Buscar apoio especializado

apoio especializado para criar dossiê de candidaturaNeste processo de avaliar e melhorar o modelo de dossiê e os requisitos de candidatura à sede de seus eventos, a entidade pode buscar o auxílio de consultorias especializadas. O ideal é que possam participar desde o primeiro passo desta análise, mas se não for possível, que ao menos possam avalizar as decisões encaminhadas pela comissão de eventos a fim de dar um “selo de garantia” de que o resultado final está correto.

O olhar criterioso de uma consultoria com experiência e expertise tanto na captação quanto na escolha de destino-sede, como é o caso da Pires e Associados, poderá tornar o modelo de dossiê de candidatura mais eficiente, mais assertivo. A contribuição será, fundamentalmente, em atestar que nenhum item importante está sendo esquecido e que é possível realizar de fato a escolha certa pelo que está sendo solicitado.

Como o dossiê de candidatura ajuda a direcionar a escolha do destino-sede também do ponto de vista financeiro (de investimento e de fonte de receita), a consultoria exerce ainda outro papel que é o de ajudar a entidade no momento da negociação com cidades, centros de convenções, rede hoteleira e outros fornecedores do trade turístico. Na seleção dos requisitos já é possível antecipar o que poderá ser mais ou menos negociável em termos de entregas e valores.

Fechado o modelo de dossiê, com o prazo para envio e recebimento das candidaturas definidos, chega o momento de dar divulgação ao documento. Feito isso, é aguardar o recebimento das propostas, reunir a comissão e avaliar as informações para escolher o melhor destino.

 

 




Artigo publicado em:
10/08/2016
Categorias:
Sociedades Científicas e Eventos
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