Seis tendências na gestão de eventos de sociedades científicas

Seis tendências na gestão de eventos de sociedades científicas

A realização de eventos se tornou uma importante fonte de receita para as sociedades científicas. Em paralelo, o segmento de eventos tem alcançado números cada vez mais relevantes também pela própria evolução na forma como congressos e encontros vêm sendo realizados. Houve um salto de qualidade e não se admite mais “eventos mais ou menos”. O público está mais exigente e por isso mesmo é fundamental buscar formas de surpreendê-lo. Neste cenário, são observadas as seguintes tendências na gestão de eventos de sociedades científicas.

Muito mais profissional

gestão de eventos científicosA organização e gestão de eventos científicos demanda cada vez mais profissionalismo. A responsabilidade com todos os aspectos que envolvem um congresso, por exemplo, de médio e grande porte exigem cuidado redobrado. Afinal, é o nome da entidade que está em jogo. E em tempos de redes sociais, não dá para pecar por omissão: todos os detalhes devem ser observados para que os participantes sejam impactados e compartilhem apenas aspectos positivos.

Uma das formas de encarar a organização de eventos de forma mais profissional pode começar com a criação de uma comissão permanente de eventos e também com a contratação de uma empresa organizadora. Não dá para restringir a realização como um trabalho paralelo da secretária ou do setor administrativo da entidade ou até mesmo apenas nas mãos do seu presidente. A comissão serve justamente para pensar durante o ano inteiro todos os aspectos dos eventos promovidos. São os membros desta comissão que estabelecem as demandas e encaminham as necessidades à organizadora para que tudo funcione de acordo com o esperado.

Escolha pela terceirização

A contratação de consultorias especializadas em gestão de eventos é outra tendência forte no segmento. Em parceria com a comissão da sociedade científica, a consultoria fica responsável pelo planejamento, pelo cronograma com todas as etapas para realização do evento, além de realizar análise de riscos e mensuração de resultados. É a consultoria que ajudará a estabelecer questões importantes como as regras de candidatura – o documento que irá nortear as negociações com hotéis, resorts, companhias aéreas, centros de eventos, prestadores de serviços, entre outros, além de apoios de prefeituras e entidades como conventions bureau.

Uma das vantagens em terceirizar a gestão de eventos é que a comissão de eventos da sociedade científica pode ficar concentrada apenas em aspectos técnicos. Com as questões da infraestrutura e negociações com fornecedores sob a responsabilidade da consultoria, o foco da sociedade passa ser a programação com a definição de temas e palestrantes – o que exige cuidado extra já que estes são os atrativos principais de qualquer congresso ou encontro científico. A Pires e Associados – captação e consultoria em eventos oferece este serviço.

Reforço na capacitação

Mesmo que escolha pela terceirização, a sociedade científica não pode deixar de buscar também a capacitação de sua equipe para tratar de questões sobre organização de eventos. As próprias consultorias contratadas para desenvolver os projetos de eventos podem ficar responsáveis pela execução de um plano de treinamento.

Para isso, o primeiro passo é definir qual será o objetivo da capacitação a partir da definição de quais funcionários participarão e quais os temas que serão abordados. Os integrantes da comissão permanente de eventos da entidade também podem participar. A ideia de um treinamento mesmo que não haja no organograma um setor específico é importante porque dá uma visão geral das etapas e demandas da organização do evento e, principalmente, reforça internamente o que representa para a entidade.

Forte apelo tecnológico

gestão de eventos em sociedades científicasAs pessoas estão hiperconectadas. E querem permanecer assim onde quer que estejam – inclusive durante a participação em eventos científicos (de preferência, em qualquer ponto do local onde são realizados). Mas oferecer serviço de conexão à internet sem fio de qualidade já não é novidade. É obrigação – até porque se falha o wi-fi, sobra reclamação, ainda que isso não tenha relação direta com os temas discutidos no evento.

Este é apenas um dos aspectos tecnológicos que precisam ser observados na organização de um evento. Buscar soluções tecnológicas é uma tendência não só para impressionar, mas para facilitar a vida dos participantes durante o evento. Criar aplicativo com funcionalidades relacionadas ao evento, como a programação interativa, mapas, listas de serviços parceiros nas áreas de transporte, alimentação e entretenimento, além do registro da presença em palestras e debates via check-in são algumas das possibilidades para o uso da tecnologia. Usar ferramentas e estratégias de promoção digital – desde o uso de redes sociais até realização de webinars — para atingir o público-alvo do evento são imprescindíveis. Obviamente, questões de custos devem ser observadas. Uma das opções pode ser buscar parceiros no setor de tecnologia onde algumas soluções já podem estar prontas para aplicação ou pelo menos já existe know-how para o desenvolvido daquilo que o evento precisa.

Facilidade para inscrições

O momento da inscrição no evento pede cada vez mais atenção. Dá para considerar que é o primeiro teste de satisfação do participante com a organização do evento. Por isso, precisa ser um processo facilitado e que funcione perfeitamente. A alternativa mais utilizada tem sido a inscrição online, dentro do site do evento. Além de questões como a segurança na transação financeira (caso permita o pagamento via cartão de crédito ou débito e via boleto), é importante garantir que a confirmação de inscrição, sendo automática ou não, esteja ok até para não criar problemas com o participante.

Outro aspecto importante para ser observado é que a página de inscrição abra e esteja funcionando corretamente também no smartphone. A operação de inscrição precisa funcionar independendo de qual plataforma o interessado usar. Os sites precisam ser responsivos para que abram com boa qualidade no smartphone e que também o processo de compra e confirmação de inscrição não deixem a desejar.

Tratar participação como uma experiência

gestão de eventosPor fim, a tendência que pode ser considerada a mais desafiadora: um evento não é mais apenas um evento, no sentido de algo burocrático e compulsório, na visão do participante. Mais ainda no caso de eventos científicos, é preciso fazer da participação uma experiência que gere impacto emocional e empatia como forma de agregar valor à busca do conhecimento.

E como atingir este nível? Certamente, muitos dos pontos apresentados aqui ajudam nesta tarefa. A programação precisa ser instigante, atraente e atualizada. Dinâmicas interativas e momentos preparados para motivar relacionamentos também contribuem. Da mesma forma, todos os aspectos relacionados à infraestrutura precisam cativar o participante, incluindo a forma como ele é atendido desde o primeiro contato até o último minuto do evento. A soma de todos estes aspectos tornará a ida ao evento uma verdadeira experiência que ele levará para o resto de sua vida, o que valorizará o nome da sociedade científica e fará com que volta no próximo ano.

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Artigo publicado em:
02/05/2016
Categorias:
Sociedades Científicas e Eventos
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